100 Personen I Die perfekte Kalkulation für deine private Feier: Von den Basics bis zum Budget

MayrHaus I Dr. Hildebrand • 10. Februar 2025

Geheimtipps für die Budget-Planung: Diese Kostenfallen lauern

Eine private Veranstaltung mit 100 Personen bedeutet eine intensive Planungsphase. Die genaue Kalkulation entscheidet über den Erfolg deiner Feier. Los geht’s.

Die Basis jeder Kalkulation bildet die Location – sie frisst meist 30-40% des Gesamtbudgets. Hochzeitslocations, Eventlocations oder Restaurants unterscheiden sich preislich erheblich. Indoor-Locations sparen Kosten für Zelte oder Wetterschutz. Die Raummiete beträgt durchschnittlich 1.500 bis 3.000 Euro für einen Tag.

Geheimtipps für die Budget-Planung: Diese Kostenfallen lauern

Das Catering nimmt den zweiten großen Budgetposten ein. Pro Person rechnen wir 45-65 Euro für ein Buffet mit Getränken. Beim Menü steigen die Kosten auf 65-90 Euro pro Person. Der Service benötigt etwa einen Mitarbeiter pro 15-20 Gäste. Die Personalkosten betragen cirka 150-200 Euro pro Servicekraft.

Die Unterhaltung bestimmt die Stimmung. DJs kosten zwischen 500-800 Euro, Live-Bands ab 1.500 Euro aufwärts. Fotografie und Videografie schlagen mit 1.000-2.000 Euro zu Buche. Eine professionelle Lichtanlage kostet cirka 500 Euro.

Dekoration macht die Atmosphäre. Blumen, Tischkarten, Kerzen und weitere Dekoelemente summieren sich schnell auf 800-1.500 Euro. Die Getränke berechnen wir mit 20-30 Euro pro Person für einen Zeitraum von 6-8 Stunden.

Versteckte Kosten tauchen immer auf: GEMA-Gebühren, Versicherungen, Reinigung nach der Veranstaltung, Shuttle-Service oder Übernachtungsmöglichkeiten. Eine Reserve von 10% des Gesamtbudgets deckt unerwartete Ausgaben ab.

Die Gesamtkalkulation für 100 Personen liegt zwischen 15.000 und 25.000 Euro. Eine Excel-Tabelle hilft bei der Übersicht. Jeder Posten erhält eine eigene Spalte mit geplantem und tatsächlichem Budget.

Frühe Buchungen sparen Geld. Viele Dienstleister bieten Frühbucherrabatte an. Die Nebensaison lockt mit günstigeren Preisen. Vergleiche mehrere Angebote und verhandle die Konditionen.

Die richtige Planung minimiert Stress und finanzielle Überraschungen. Ein realistisches Budget schafft den Rahmen für eine gelungene Feier. Die sorgfältige Kalkulation zahlt sich aus.

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