Eine Veranstaltung besteht aus mehr als einer Location

Wenn Gäste einen Veranstaltungsraum betreten, sehen sie meistens das fertige Ergebnis.

Die Tische sind vorbereitet, das Licht stimmt, das Essen steht bereit, Musik oder Technik funktionieren und der Ablauf wirkt selbstverständlich. Gerade diese Selbstverständlichkeit ist häufig ein Zeichen dafür, dass im Hintergrund vieles gut organisiert wurde.

Denn eine Veranstaltung besteht nur selten aus einer einzigen Leistung.

Neben der Location können je nach Anlass ganz unterschiedliche Menschen und Unternehmen beteiligt sein: Catering, Fotografie, Dekoration, Veranstaltungstechnik, Unterhaltung, Ausstattung, Übernachtung, Mobilität oder weitere Dienstleistungen.

Jeder dieser Bereiche trägt einen Teil dazu bei, dass aus einem Raum tatsächlich eine Veranstaltung wird.

Das gilt für eine Hochzeit genauso wie für ein Firmenevent, eine private Feier, ein Vereinsfest oder ein außergewöhnliches Veranstaltungsformat.

Was ist eigentlich ein Eventdienstleister?

Der Begriff Eventdienstleister ist weit gefasst.

Gemeint sind Unternehmen, Selbstständige und Fachleute, die bestimmte Leistungen rund um eine Veranstaltung übernehmen oder dabei unterstützen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Catering und gastronomische Angebote
• Konditoreien und besondere kulinarische Anbieter
• Fotografie und Videografie
• Dekoration und Eventdesign
• Veranstaltungstechnik
• Licht- und Tontechnik
• Eventausstattung und Mobiliar
• Unterhaltung und Künstler
• Moderation
• DJ- und Musikangebote
• Sicherheitsdienstleistungen
• Reinigung
• Transport und Mobilität
• Übernachtungsangebote
• Werbung und Medien
• weitere spezialisierte Leistungen

Nicht jede Veranstaltung benötigt all diese Bereiche.

Genau darin liegt ein wichtiger Punkt: Gute Veranstaltungsplanung bedeutet nicht, möglichst viele Dienstleister zu buchen. Es geht darum, die richtigen Leistungen für den konkreten Anlass zusammenzustellen.

Der Anlass bestimmt den Bedarf

Eine Hochzeit stellt andere Anforderungen als ein Workshop.

Bei einer Hochzeit können beispielsweise Fotografie, Dekoration, Musik, Catering und besondere Ausstattung eine große Rolle spielen. Bei einem Business-Event können dagegen Präsentationstechnik, Mikrofone, Bestuhlung, WLAN oder eine strukturierte Veranstaltungsbetreuung wichtiger sein.

Bei einer privaten Geburtstagsfeier kann wiederum eine gute Kombination aus Essen, Getränken, Musik und Atmosphäre im Mittelpunkt stehen.

Und bei einer LAN-Party kommen ganz andere Fragen hinzu: technische Infrastruktur, Stromversorgung, Netzwerk, Sitzplätze, Gaming-Ausstattung und die Organisation des Veranstaltungsablaufs können entscheidend sein.

Deshalb sollte die Suche nach Eventdienstleistern immer mit dem Veranstaltungskonzept beginnen.

Erst wenn klar ist, was stattfinden soll, lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Unterstützung tatsächlich gebraucht wird.

Warum regionale Eventdienstleister interessant sind

Wer eine Veranstaltung in Thüringen plant, kann auf ein breites regionales Umfeld zurückgreifen.

Das hat praktische Vorteile.

Ein regionaler Dienstleister kennt möglicherweise die örtlichen Gegebenheiten, kann Termine besser koordinieren und ist für Abstimmungen oder Vor-Ort-Termine leichter erreichbar. Gerade bei Veranstaltungen, bei denen mehrere Anbieter zusammenarbeiten müssen, können kurze Wege hilfreich sein.

Noch wichtiger ist jedoch die persönliche Zusammenarbeit.

Eine Veranstaltung ist kein standardisiertes Produkt. Auch wenn ein Dienstleister eine bestimmte Leistung anbietet, muss diese Leistung zum konkreten Anlass passen.

Wie soll das Catering aufgebaut sein?

Welche Dekoration passt zur Location?

Welche Technik wird tatsächlich benötigt?

Wie soll fotografiert werden?

Wie viel Aufbauzeit ist notwendig?

Wer übernimmt welche Aufgabe?

Je besser diese Fragen miteinander abgestimmt werden, desto weniger Reibung entsteht später.

Gute Dienstleister arbeiten nicht nur ihr eigenes Aufgabenfeld ab

Ein professioneller Eventdienstleister sollte seine eigene Leistung kennen.

Noch wertvoller kann es sein, wenn er gleichzeitig versteht, wie seine Arbeit mit den anderen Bestandteilen einer Veranstaltung zusammenspielt.

Ein Caterer muss beispielsweise wissen, wann ein Raum aufgebaut sein muss.

Ein Fotograf sollte die wichtigsten Programmpunkte kennen.

Ein Techniker muss wissen, welche Präsentationen, Musik oder Redebeiträge vorgesehen sind.

Ein Dekorateur muss die räumlichen Gegebenheiten berücksichtigen.

Ein DJ oder Musiker sollte wissen, wie der Abend aufgebaut ist.

Das bedeutet nicht, dass alle Beteiligten die gesamte Veranstaltung organisieren müssen. Aber eine gute Kommunikation zwischen den einzelnen Gewerken kann einen erheblichen Unterschied machen.

Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Bei der Suche nach einem Eventdienstleister ist der Preis natürlich ein Faktor.

Er sollte aber nicht das einzige Kriterium sein.

Interessanter sind häufig mehrere Fragen:

Passt die Leistung zum eigenen Anlass?

Ein Anbieter kann in seinem Fachgebiet hervorragend sein und trotzdem nicht für jede Veranstaltung die richtige Wahl darstellen.

Entscheidend ist deshalb nicht nur die Qualität allgemein, sondern die Passung zum konkreten Konzept.

Sind die Leistungen transparent?

Was ist tatsächlich enthalten?

Welche Leistungen werden zusätzlich berechnet?

Gibt es Aufbau- oder Abbaukosten?

Welche Ausstattung ist vorhanden?

Welche Voraussetzungen müssen am Veranstaltungsort erfüllt sein?

Je klarer diese Fragen vorab beantwortet werden, desto leichter lässt sich planen.

Wie läuft die Kommunikation?

Gerade bei Veranstaltungen mit mehreren Beteiligten ist Kommunikation wichtig.

Wer antwortet auf Fragen?

Wie schnell werden Änderungen aufgenommen?

Gibt es einen festen Ansprechpartner?

Wie werden Absprachen dokumentiert?

Ein guter persönlicher Austausch kann gerade dann wertvoll werden, wenn sich der Ablauf kurzfristig verändert.

Gibt es Erfahrung mit ähnlichen Veranstaltungen?

Erfahrung ist kein Garant für eine perfekte Veranstaltung.

Sie kann aber dabei helfen, typische Probleme frühzeitig zu erkennen.

Ein Dienstleister, der regelmäßig mit Hochzeiten arbeitet, kennt beispielsweise andere Abläufe als ein Anbieter, der hauptsächlich Business-Veranstaltungen betreut.

Deshalb lohnt es sich, nach konkreten Erfahrungen mit vergleichbaren Formaten zu fragen.

Das Zusammenspiel entscheidet

Eine Veranstaltung kann einzelne hervorragende Dienstleister haben und trotzdem nicht rund wirken.

Der Grund liegt häufig nicht in der Qualität der einzelnen Leistungen, sondern in ihrer Abstimmung.

Ein Beispiel:

Das Catering ist hervorragend, aber die Essenszeiten passen nicht zum Programm.

Die Technik ist hochwertig, aber die Präsentationsfläche wurde bei der Raumplanung nicht berücksichtigt.

Die Dekoration ist aufwendig gestaltet, schränkt aber die Bewegungsflächen ein.

Der Fotograf ist engagiert, kennt den Ablauf aber nicht.

Keines dieser Probleme muss für sich genommen gravierend sein. In der Summe können sie jedoch den Ablauf unnötig erschweren.

Deshalb ist Koordination ein eigener Bestandteil erfolgreicher Veranstaltungsplanung.

Location und Dienstleister müssen zusammenpassen

Auch die beste Dienstleistung funktioniert nicht unabhängig vom Veranstaltungsort.

Räumlichkeiten, Stromanschlüsse, Zufahrten, Küchenbereiche, Lagerflächen, Aufbauzeiten, Außenflächen und vorhandene Ausstattung können für die Planung relevant sein.

Das gilt insbesondere für Technik und Catering.

Wer beispielsweise zusätzliche Veranstaltungstechnik einsetzen möchte, sollte frühzeitig klären, welche technischen Voraussetzungen am Veranstaltungsort vorhanden sind und welche Ausstattung zusätzlich benötigt wird.

Ähnliches gilt für Catering: Nicht jedes gastronomische Konzept lässt sich in jeder Location gleich umsetzen.

Eine frühzeitige Abstimmung zwischen Location und Dienstleister kann deshalb helfen, unnötige Überraschungen am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Lieber ein gutes Netzwerk als eine endlose Suche

Für Veranstalter kann die Suche nach passenden Anbietern schnell unübersichtlich werden.

Eine Suchmaschine liefert zahlreiche Ergebnisse. Empfehlungen kommen von Freunden, Bekannten oder anderen Veranstaltern. Dazu kommen soziale Netzwerke, Branchenportale und regionale Anbieter.

Die Herausforderung besteht nicht unbedingt darin, irgendeinen Dienstleister zu finden.

Die Herausforderung besteht darin, einen Anbieter zu finden, der fachlich, organisatorisch und menschlich zur Veranstaltung passt.

Genau hier können regionale Netzwerke einen Mehrwert bieten.

Das MayrHaus baut deshalb ein eigenes Partnernetzwerk für regionale Event- und Serviceanbieter auf.

Dahinter steht die Idee, verschiedene Bereiche rund um Veranstaltungen miteinander zu verknüpfen und Veranstaltern Orientierung bei der Suche nach passenden Leistungen zu geben.

Dazu gehören unter anderem Bereiche wie Catering & Genuss, Unterhaltung, Fotografie & Film, Dekoration, Technik, Eventausstattung, Unterkunft, Mobilität, Konditorei, Reinigung, Sicherheit sowie Werbung und Medien.

Das Netzwerk soll dabei nicht einfach ein Verzeichnis möglichst vieler Anbieter sein.

Entscheidend ist die sinnvolle Verbindung von Menschen, Leistungen und Veranstaltungen.

Was Veranstalter vor der Buchung klären sollten

Bevor ein Dienstleister verbindlich gebucht wird, können einige einfache Fragen helfen:

• Welche konkrete Leistung wird benötigt?
• Was ist im Angebot enthalten?
• Welche Zusatzkosten können entstehen?
• Wie viel Aufbau- und Abbauzeit wird benötigt?
• Welche Voraussetzungen muss die Location erfüllen?
• Wer ist Ansprechpartner am Veranstaltungstag?
• Was passiert bei kurzfristigen Änderungen?
• Welche Leistungen übernimmt der Anbieter selbst?
• Mit welchen anderen Gewerken muss er zusammenarbeiten?
• Passt der Stil des Anbieters zur geplanten Veranstaltung?

Diese Fragen müssen nicht bei jedem Dienstleister gleich ausführlich beantwortet werden.

Sie helfen aber dabei, Angebote nicht nur nach dem Preis zu vergleichen, sondern nach ihrer tatsächlichen Eignung für die Veranstaltung.

Gute Veranstaltungen sind Teamarbeit

Am Ende erinnern sich Gäste selten daran, welches Unternehmen welchen einzelnen Handgriff übernommen hat.

Sie erinnern sich an die Atmosphäre.

An das Essen.

An die Menschen.

An besondere Momente.

An einen gelungenen Abend.

Dass all diese Dinge selbstverständlich wirken, ist häufig das Ergebnis vieler Menschen, die ihre Arbeit im Hintergrund gut miteinander koordinieren.

Genau deshalb verdienen Eventdienstleister mehr Aufmerksamkeit als nur einen Eintrag in einer Lieferantenliste.

Sie sind ein wichtiger Teil der Veranstaltungswelt.

Das gilt auch für Thüringen. Zwischen Weimar, Erfurt, Jena, Apolda und dem Weimarer Land gibt es zahlreiche Unternehmen und Selbstständige, die mit ihren unterschiedlichen Leistungen Veranstaltungen ermöglichen und bereichern können.

Ein gutes Event beginnt deshalb nicht erst mit dem Einlass der Gäste.

Es beginnt häufig viel früher – bei den Menschen, die gemeinsam dafür sorgen, dass aus einer Idee ein funktionierendes Veranstaltungserlebnis wird.

Und genau diese Menschen sichtbar zu machen, gehört zu den Aufgaben eines regionalen Eventmagazins.