Eine Veranstaltung ist mehr als eine Location

Eine schöne Location ist ein wichtiger Bestandteil einer gelungenen Veranstaltung. Sie allein macht jedoch noch kein gelungenes Fest, keine gute Hochzeit und kein professionelles Firmenevent.

Hinter einer Veranstaltung stehen häufig viele verschiedene Menschen und Unternehmen.

Caterer kümmern sich um das Essen. Fotografen halten besondere Momente fest.

Veranstaltungstechniker sorgen für Licht und Ton. Musiker oder andere Acts gestalten das Programm.

Dekorateure schaffen Atmosphäre. Floristen, Konditoren, Verleiher, Shuttle-Anbieter oder Unterkünfte können je nach Veranstaltung ebenfalls eine wichtige Rolle spielen.

Für Veranstalter stellt sich deshalb irgendwann eine ganz praktische Frage:

Wie findet man eigentlich die richtigen Eventdienstleister?

Die Antwort lautet nicht einfach: den günstigsten Anbieter auswählen.

Viel wichtiger ist, dass Leistung, Veranstaltung, persönliche Vorstellungen und Zusammenarbeit zueinander passen.

Zuerst überlegen: Was braucht meine Veranstaltung wirklich?

Bevor man nach einzelnen Dienstleistern sucht, lohnt sich ein Schritt zurück.

Nicht jede Veranstaltung benötigt dieselben Leistungen.

Eine kleine Geburtstagsfeier braucht möglicherweise nur Catering und etwas Dekoration. Bei einer Hochzeit kommen häufig Fotografie, Musik, Floristik, Torte und weitere Leistungen hinzu. Bei einer Tagung können dagegen Präsentationstechnik, Mikrofone, WLAN, Bestuhlung und eine gute organisatorische Betreuung wesentlich wichtiger sein.

Auch bei einem Firmenevent hängt der Bedarf stark vom Ziel der Veranstaltung ab.

Deshalb sollte am Anfang nicht die Frage stehen:

„Welche Dienstleister kann ich buchen?“

Sondern:

„Was soll meine Veranstaltung leisten und was benötigen wir dafür?“

Diese kleine Veränderung bei der Planung kann viel unnötigen Aufwand vermeiden.

Die wichtigsten Bereiche auf einen Blick

Je nach Veranstaltung können unterschiedliche Dienstleister relevant werden.

🍽️ Catering & Genuss

Essen und Getränke gehören bei vielen Veranstaltungen zu den zentralen Bestandteilen.

Dabei geht es längst nicht nur um die Frage, ob Buffet oder Menü angeboten wird. Auch Ablauf, Service, besondere Ernährungswünsche, Getränke, Präsentation und der zeitliche Rahmen spielen eine Rolle.

📸 Fotografie & Film

Bei Hochzeiten, Firmenveranstaltungen oder besonderen Projekten kann professionelle Fotografie einen langfristigen Wert besitzen.

Hier sollte vor allem geklärt werden, welche Art von Bildern gewünscht ist und wie der Fotograf während der Veranstaltung arbeitet.

🎨 Dekoration & Gestaltung

Dekoration beeinflusst die Atmosphäre eines Raumes erheblich.

Dabei muss es nicht immer eine aufwendige Komplettgestaltung sein. Oft sind wenige gut aufeinander abgestimmte Elemente wirkungsvoller als eine große Menge unterschiedlicher Dekoration.

🎵 Unterhaltung

Musik, DJ, Live-Musik, Moderation oder andere Event-Acts können den Charakter einer Veranstaltung entscheidend prägen.

Hier ist besonders wichtig, dass die Unterhaltung zum Publikum und zum Anlass passt.

💡 Technik

Licht, Ton, Mikrofone, Präsentationstechnik oder Streaming können bei Veranstaltungen eine wichtige Rolle spielen.

Bei größeren oder technisch anspruchsvolleren Veranstaltungen sollte möglichst früh geklärt werden, welche Technik tatsächlich benötigt wird.

🛏️ Unterkunft & Mobilität

Bei Veranstaltungen mit Gästen von außerhalb können Übernachtungsmöglichkeiten oder die Organisation der An- und Abreise relevant werden.

Gerade bei Hochzeiten oder mehrtägigen Veranstaltungen lohnt sich eine frühzeitige Planung.

Nicht jeder gute Dienstleister passt zu jeder Veranstaltung

Ein Anbieter kann hervorragende Arbeit leisten und trotzdem für die eigene Veranstaltung nicht die richtige Wahl sein.

Das ist kein Widerspruch.

Ein Fotograf, der auf große Hochzeiten spezialisiert ist, arbeitet möglicherweise völlig anders als jemand, der überwiegend Unternehmensveranstaltungen begleitet.

Ein Caterer kann hervorragend für private Feiern geeignet sein, während ein anderer besondere Erfahrung mit Business-Veranstaltungen oder größeren Gesellschaften besitzt.

Auch bei Technik, Unterhaltung und Dekoration gibt es unterschiedliche Schwerpunkte.

Deshalb sollte man nicht nur fragen:

„Ist dieser Anbieter gut?“

Sondern:

„Passt dieser Anbieter zu unserem Anlass, unseren Gästen und unseren Vorstellungen?“

Welche Fragen sollte man vor der Buchung stellen?

Ein persönliches Gespräch kann bereits viele Unsicherheiten beseitigen.

Sinnvolle Fragen sind beispielsweise:

• Welche Leistungen sind tatsächlich enthalten?
• Gibt es zusätzliche Kosten?
• Wie läuft die Vorbereitung ab?
• Wer ist am Veranstaltungstag Ansprechpartner?
• Welche Erfahrungen bestehen mit vergleichbaren Veranstaltungen?
• Was benötigt der Dienstleister vor Ort?
• Welche Fristen müssen eingehalten werden?
• Wie flexibel kann auf Änderungen reagiert werden?
• Was passiert, wenn sich der Ablauf kurzfristig verändert?
• Welche Leistungen werden selbst erbracht und welche gegebenenfalls durch Partner?

Gerade die letzte Frage kann interessant sein.

Denn manchmal arbeitet ein Dienstleister selbst mit einem festen Netzwerk aus weiteren Fachleuten zusammen. Das kann die Organisation erleichtern – vorausgesetzt, die Zuständigkeiten sind klar.

Der persönliche Eindruck zählt

Bei der Auswahl eines Eventdienstleisters spielen natürlich Preis, Leistung und Referenzen eine Rolle.

Aber auch die Kommunikation sollte nicht unterschätzt werden.

Wie schnell werden Fragen beantwortet?

Wird auf die eigenen Vorstellungen eingegangen?

Werden Probleme offen angesprochen?

Entsteht das Gefühl, dass der Anbieter die Veranstaltung wirklich verstanden hat?

Gerade bei größeren Veranstaltungen arbeitet man teilweise über Monate miteinander.

Da kann ein zuverlässiger und angenehmer Ansprechpartner mindestens genauso wichtig sein wie eine schöne Präsentation auf der Website.

Preis ist wichtig – aber nicht das einzige Kriterium

Natürlich muss eine Veranstaltung in das vorhandene Budget passen.

Trotzdem lohnt es sich, Angebote nicht ausschließlich nach dem Endpreis zu vergleichen.

Zwei scheinbar ähnliche Angebote können sehr unterschiedliche Leistungen enthalten.

Deshalb sollte man möglichst genau prüfen:

Was bekomme ich für den genannten Preis?

Sind Auf- und Abbau enthalten?

Ist Personal dabei?

Gibt es Fahrtkosten?

Wer bringt benötigte Materialien mit?

Sind bestimmte Leistungen optional?

Welche Zusatzkosten könnten später entstehen?

Ein transparentes Angebot schafft hier deutlich mehr Sicherheit als ein besonders günstiger Einstiegspreis, bei dem später viele Positionen hinzukommen.

Regionale Dienstleister können vieles einfacher machen

Gerade bei Veranstaltungen kann die Zusammenarbeit mit regionalen Anbietern Vorteile haben.

Kurze Wege erleichtern persönliche Gespräche und Abstimmungen. Dienstleister aus der Region kennen möglicherweise Veranstaltungsorte, örtliche Gegebenheiten und andere Anbieter bereits.

Außerdem entstehen durch regionale Zusammenarbeit häufig Netzwerke, die über eine einzelne Veranstaltung hinausgehen.

Genau hier liegt auch eine wichtige Idee hinter dem MayrHaus Partnernetzwerk.

Das Ziel ist nicht, möglichst viele Anbieter einfach irgendwo aufzulisten.

Viel interessanter ist ein Netzwerk aus unterschiedlichen regionalen Unternehmen und Fachleuten, deren Leistungen sich sinnvoll ergänzen können.

Denn eine Veranstaltung besteht aus vielen einzelnen Bausteinen.

Wenn diese Bausteine gut zusammenspielen, entsteht daraus ein Gesamterlebnis.

Gute Zusammenarbeit beginnt vor dem Veranstaltungstag

Ein häufiger Fehler ist, die verschiedenen Dienstleister erst kurz vor der Veranstaltung miteinander in Verbindung zu bringen.

Je komplexer das Event, desto wichtiger ist eine frühzeitige Abstimmung.

Wer baut wann auf?

Wo wird Catering vorbereitet?

Wann kommt die Technik?

Wo werden Materialien gelagert?

Wann beginnt der Fotograf?

Wann startet die Musik?

Welche Zeiten müssen eingehalten werden?

Wer ist Ansprechpartner, wenn sich der Ablauf verändert?

Solche Fragen wirken zunächst klein.

Am Veranstaltungstag können sie jedoch einen erheblichen Unterschied machen.

Ein guter Dienstleister denkt nicht nur an seine eigene Leistung

Besonders wertvoll sind Dienstleister, die ihre eigene Aufgabe im Zusammenhang mit der gesamten Veranstaltung betrachten.

Der Caterer sollte wissen, wann gegessen wird.

Die Technik sollte den Ablauf kennen.

Der Fotograf sollte wissen, welche besonderen Momente wichtig sind.

Die Dekoration sollte zur Location und zum Veranstaltungskonzept passen.

Und die Location selbst sollte möglichst viele dieser Abläufe koordinieren können.

So entsteht aus vielen einzelnen Leistungen ein gemeinsames Veranstaltungskonzept.

Lieber passend als möglichst viel

Eine Veranstaltung braucht nicht automatisch möglichst viele Dienstleister.

Im Gegenteil.

Zu viele unterschiedliche Anbieter können die Organisation sogar unnötig kompliziert machen.

Entscheidend ist vielmehr, welche Leistungen wirklich einen Mehrwert schaffen.

Ein gutes Veranstaltungskonzept fragt deshalb nicht:

„Was könnten wir noch buchen?“

Sondern:

„Was brauchen unsere Gäste, damit dieser Tag genau so wird, wie wir ihn uns vorstellen?“

Das hilft dabei, Prioritäten zu setzen und das Budget sinnvoll einzusetzen.

Menschen machen Veranstaltungen

Am Ende sind Eventdienstleister mehr als einzelne Positionen auf einer Rechnung.

Hinter jeder Leistung stehen Menschen mit Erfahrung, Ideen und Verantwortung.

Sie tragen dazu bei, dass aus einem Raum eine Veranstaltung wird.

Aus einem Buffet ein gemeinsames Erlebnis.

Aus Licht und Ton Atmosphäre.

Aus Bildern Erinnerungen.

Und aus vielen einzelnen Vorbereitungen ein Tag, an den sich Menschen später gerne zurückerinnern.

Genau deshalb lohnt es sich, bei der Auswahl nicht nur auf Preislisten und Leistungsbeschreibungen zu schauen.

Die richtigen Menschen können einen entscheidenden Unterschied machen.

Ein Netzwerk für besondere Veranstaltungen

Das MayrHaus möchte mit seinem Partnernetzwerk genau diese Verbindung zwischen Veranstaltern und regionalen Fachleuten stärken.

Dabei geht es um unterschiedliche Bereiche rund um Veranstaltungen – von Catering und Genuss über Fotografie, Dekoration und Technik bis hin zu Unterkunft, Mobilität und weiteren Dienstleistungen.

Für Veranstalter kann ein solches Netzwerk vor allem eines bedeuten:

weniger Suche, bessere Orientierung und mehr Möglichkeiten, die einzelnen Bausteine einer Veranstaltung sinnvoll miteinander zu verbinden.

Denn am Ende sollte man sich nicht mit der Organisation von zwanzig Einzelproblemen beschäftigen müssen.

Man sollte sich möglichst auf das konzentrieren können, worum es bei einer Veranstaltung eigentlich geht:

Menschen zusammenzubringen und gemeinsam besondere Momente zu erleben.